Tugas Kelompok
TEKNIK DAN DOKUMENTASI
SISTEM
KATA
PENGANTAR
Puji
syukur hanyalah milik Allah SWT dengan karunia-Nyalah yang telah mengantarkan
kami dapat menyusun makalah ini dengan
judul “Teknik dan Dokumentasi Sistem”.
Shalawat dan salam tambatan hati pautan cinta kasih yakni Nabi Muhammad SAW
beserta para sahabat.
Ucapan
terima kasih kami sampaikan kepada semua pihak-pihak yang telah membantu kami
dalam memyusun makalah ini.
Diharapkan
makalah ini dapat memberikan manfaat dan
informasi kepada semua pihak, serta kritik dan saran sangat kami butuhkan untuk
penyusunan makalah selanjutnya.Untuk itu kami ucapkan terima kasih.
Makassar, November 2015
Penulis
DAFTAR
ISI
KATA
PENGANTAR...................................................................................................... 2
DAFTAR
ISI.................................................................................................................... 3
BAB
I PENDAHULUAN
A. Latar
Belakang...................................................................................................... 4
B. Rumusan
Masalah.................................................................................................. 5
C. Tujuan
Penulisan.................................................................................................... 5
BAB
II PEMBAHASAN
A. Pengertian
teknik sistem ....................................................................................... 6
B. Pengguna-pengguna
teknik sistem ...................................................................... 7
C. Jenis-jenis
mendokumentasikan sistem informasi ................................................. 9
D. Petunjuk
menggambarkan diagranm alir............................................................. 13
BAB
III PENUTUP
A. Kesimpulan.......................................................................................................... 19
B. Saran.................................................................................................................... 20
DAFTAR
PUSTAKA..................................................................................................... 21
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Dokumentasi
meliputi bentuk naratif, bagan alir (flowchart), diagram, dan materi tertulis
lainnya, yang menjelaskan bagaimana sebuah sistem bekerja. Informasi ini
meliputi siapa, apa, kapan dimana, mengapa, dan bagaimana data dimasukkan,
diproses, disimpan, menghasilkan informasi, serta bagaimana pengendalian
sistemnya.
Beberapa
alat yang populer untuk mendokumentasikan sebuah sistem adalah diagram, bagan
alir, tabel, dan bentuk grafis lainnya untuk mewakili informasi. Alat-alat
tersebut kemudian dilengkapi dengan deskripsi naaratif sistem, yaitu penjelasan
per tahap mengenai komponen dan interaksi sistem. Alat dokumentasi memiliki
peran penting dalam beberapa tahap yaitu :
1.
Dapat membaca dokumen untuk menetapkan bagaimana sistem tersebut bekerja.
2.
Untuk mengevaluasi dokumen sistem pengendalian internal, agar dapat
mengidentifikasi kekuatan dan kelemahannya, serta mengusulkan perbaikan.
3.
Keahlian paling banyak diperlukan untuk mempersiapkan dokumentasi.
Alat-alat
ini dipergunakan untuk membuat semacam aturan di dalam sekian banyak kerumitan
dan kekacauan. Sebagai tambahan, para anggota tim yang mengembangkan proyek sistem informasi,
seringkali berubah-ubah. Alat-alat dokumentasi tersebut akan membantu anggota
baru dalam tim, untuk mengikuti jalannya proyek dengan cepat. Berdasarkan latar
belakang tersebut penulis tertarik untuk menulis makalah tentang pengguna
–pengguna teknik sistem dan jenis-jenis teknik mendokumentasikan sistem
informasi serta petunjuk menggambarkan di agram alir.
B. RUMUSAN MASALAH
Seperti yang
telah di uraikan pada latar belakang, maka penulis mengambil rumusan masalah
sebagai berikut.
1.
Apa pengertian teknik sistem
2.
Bagaiman pengguna –pengguna teknik
sistem
3.
Bagaimana jenis-jenis teknik
mendokumentasikan sistem informasi
4.
Bagaimana petunjuk menggambarkan di
agram alir.
C. TUJUAN PENULISAN
Tujuan dari
penulisan makalah ini adalah:
1.
Untuk mengetahui pengertian teknik
sistem
2.
Untuk mengetahui pengguna –pengguna
teknik sistem
3.
Untuk mengetahui jenis-jenis teknik
mendokumentasikan sistem informasi
4. Untuk
mengetahui petunjuk menggambarkan di agram alir.
BAB II
PEMBAHASAN
A. PENGERTIAN TEKNIK SISTEM
Teknik
sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan mendokumentasikan
sistem dan sub-sub sistem yang berkaitan. Teknik sistem penting bagi auditor
intern dan ektern dan juga para personel sistem dalam pengembangan sistem
informasi. Teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang melakukan pembuatan
sistem, baik secara intern bagi perusahaannya maupun secara ektern sebagai
seorang konsultan. Teknik-teknik sistem adalah
alat-alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang &
mendokumentasikan sistem dan hubungan antara subsistem yamg berkaitan.
Ada beberapa
alasan mengapa sistem perlu didokumentasikan.
1.
Untuk merancang atau membuat sebuah
sistem. Dokumentasi sistem berguna sebagai media diskusi dan komunikasi antar
perancang, analis, maupun programer.
2.
Selain itu, dokumentasi juga berguna
untuk mengevaluasi kelemahan dan keunggulan sebuah sistem maupun pengendalian
dalam sebuah sistem. Pihak yang berkepentingan dengan evaluasi sistem adalah
(1) analis sistem (pada saat si analis sedang menegvaluasi sistem lama yang
sudah berjalan) dan (2) auditor (baik auditor internal maupun auditor
eksternal). Auditor laporan keuangan hanya dapat melakukan audit jika data
laporan keuangan sebuah perusahaan dapat dipercaya (yang berarti dihasilkan
dari sistem informasi akuntansi yang memang andal).
3.
Dokumentasi sistem juga berguna bagi
mereka ynng sedang mempelajari prosedur dalam sebuah perusahaan. Dokumentasi
sistem dapat menjadi media pelatihan karyawan baru.
B. PENGGUNA-PENGGUNA TEKNIK SISTEM
1. penggunaan
teknik-teknik sistem dalam auditing
a.
Evaluasi
Struktur Pengendalian Intern
Berupa
kebijakan dan prosedur yang dibuat sebagai jaminan bahwa tujuan
perusahaan akan tercapai. Dalam mengevaluasi pengendalian intern, auditor
umumnya memperhatikan arus pemrosesan dan distribusi dokumen-dokumen.
Struktur Pengendalian Intern terdiri dari 3 elemen :
Struktur Pengendalian Intern terdiri dari 3 elemen :
1)
Pengawasa lingkungan
2)
Sistem akuntansi
3)
Pengawasan prosedur.
Teknik yang
digunakan antara lain adalah Flowchart analisis, flowchart dokumen, bagan
distribusi formulir, kuesioner dan metode matriks.
b.
Pengujian
ketaatan
Untuk dapat
melakukan uji ketaatan maka auditor harus memahami teknologi yang digunakan
oleh suatu sistem informasi. Pengujian ketaatan dilakukan untuk memastikan
eksistensi, menilai efektivitas dan menguji kesinambungan operasi pengendalian
intern yang diandalkan oleh organisasi. Teknik yang biasa digunakan adalah,
IPO-HIPO, flowchart program, DFD, pencabangan dan tabel keputusan.
c.
Kertas kerja
Kertas kerja
adalah catatan yang dipegang auditor mengenai prosedur dan pengujian yang
diterapkan, informasi yang didapatkan, dan kesimpulan yng ditarik selama
melakukan penugasan audit. Teknik sistem digunakan untuk mendokumentasikan dan
menganalisis isi kertas kerja. Diagram aliran data, bagan HIPO, bagan arus
program, table pencabangan dan keputusan, dan metode matrik dapat muncul dalam
kertas kerja.
2.
penggunaan teknik sistem dalam
pengembangan sistem
a.
Analisis Sistem
Analisis
Sistem melibatkan pengumpulan dan pengorganisasian fakta. Teknik
sistem yang berguna untuk analisis informasi adalah diagram alur data logika
dan flowchart analitis.
b.
Desain Sistem
Desain
sistem melibatkan penyusunan cetak biru sistem secara lengkap dan utuh. Teknik
sistem seperti diagram input proses output, diagram HIPO, flowchart
program, tabel keputusan dan lain sebagainya digunakan secara ekstensif untuk
mendokumentasikan perancangan sistem.
c.
Implementasi Sistem
Implementasi
sistem mencakup aktivitas aktual mempraktekkan desain sistem yang telah dibuat.
C. JENIS-JENIS TEKNIK MENDOKUMENTASI
SISTEM INFORMASI
Dokumentasi merupakan narasi, bagan
alir, diagram dan penjelasan tertulis lainnya yang menjelaskan tentang cara
kerja sebuah sistem.Tingkatan atau derajat pemahaman dokumentasi, meliputi
mampu memahami, mengevaluasi, dan menyiapkan/membuat. Jenis-jenis teknik
mendokumentasikan sistem informasiantara lain:
1.
Diagram Arus Data
Menjelaskan
arus data dalam sebuah organisasi. Teknik ini digunakan untuk mendokumentasikan
sistem yang digunakan sekarang dan untuk merencanakan serta mendesain sistem
yang baru. Jenjang tertinggi disebut Diagram Konteks yang menggambarkan
ikhtisar paling ringkas dari sebuah sistem.
2.
Bagan Alir (Flowchart)
Merupakan
gambar yang menjelaskan urutan proses dengan menggunakan berbagai macam simbol.
Merupakan teknik analitis yang digunakan untuk menjelaskan aspek-aspek sistem
informasi secara jelas, tepat, dan logis. Bagan alir menggunakan serangkaian
simbol standar untuk menguraikan prosedur pengolahan transaksi yang digunakan
oleh sebuah perusahaan sekaligus menguraikan aliran data dalam sebuah sistem.
a. Simbol-simbol
Bagan Alir
1) Bentuk
simbol menunjukkan dan menguraikan kegiatan yang dilaksanakan, menunjukkan
input, output, pemrosesan dan media penyimpanan.
2) Simbol
dikelompokkan menjadi empat kelompok, yaitu :
a. Input/Output
merupakan Simbol yang menggambarkan
alat/media yang memberikan input kepada atau merekam output dari kegiatan
pengolahan data.
b. Processing merupakan Simbol yang menunjukkan jenis alat yang
digunakan untuk mengolah data.
c. Storage merupakan Simbol yang menggambarkan
alat yang digunakan untuk menyimpan data yang saat ini tidak dipakai oleh
sistem.
d. Lain-lain merupakan Simbol yang menunjukkan
arus data dan barang.
b. Jenis-jenis
Bagan Alir
1) Bagan
Alir Dokumen
Bagan yang menggambarkan aliran
dokumen dan informasi antar area pertanggung jawaban di dalam sebuah
organisasi. Menelusur sebuah dokumen dari asalnya sampai tujuannya. Bermanfaat
untuk menganalisa kecukupan prosedur pengawasan sebuah sistem seperti, internal checks dan dan pemisahan fungsi
dapat mengungkap kelemahan/inefisiensi sistem. Contohnya : komunikasi tidak
memadai.
2) Bagan
Alir Sistem
Menggambarkan hubungan antara input,
pemrosesan, dan output sebuah sistem informasi akuntansi. Merupakan salah satu
alat penting untuk menganalisis, mendesain, dan mengevaluasi sebuah sistem.
Secara universal dipakai dalam sistem kerja dan sarana komunikasi yang efektif
diantara para pekerja.
3)Bagan Alir
Program
Menjelaskan urutan logika pemrosesan
data oleh komputer dalam menjalankan sebuah program. Menguraikan secara rinci
bagaimana proses komputer dilakukan, dengan menguraikan logika program komputer
atau modul.
4) Bagan
Konfigurasi Komputer
Bagan yang digunakan untuk
menggambarkan konfigurasi perangkat keras sistem komputer. Bagan ini akan
bermanfaat untuk merancang konfigurasi atau komponen perangkat keras yang
direkomendasikan dan akan digunakan oleh perusahaan.
5)Bagan
Struktur
Menggambarkan
hubungan antar modul dalam sebuah program komputer. Dengan pendekatan ini,
program komputer yang besar dan kompleks dipecah menjadi kecil sampai tidak
dapat dipecah lagi. Setelah selesai, modul digabung satu sama lain dan
membentuk satu kesatuan program yang besar dan kompleks. Manfaatnya adalah
dapat digunakan untuk pembuatan program menjadi lebih sederhana, cepat, dan
akurat.
3.
Tabel
Keputusan
Membantu
meringkas hasil akhir dari sebuah proses pembuatan keputusan berjenjang dan
kompleks. Tabel keputusan biasanya digunakan bersama-sama dengan flowchart
untuk membantu mendesain dan menuliskan program komputer. Tabel keputusan
berwujud matriks yang dibagi menjadi tiga bagian. Bagian kiri tabel terdiri
dari daftar kondisi dan daftar tindakan. Bagian kanan terdiri atas kolom-kolom
yang mempresentasikan aturan keputusan.
a. Keunggulan
Tabel Keputusan
1) Tabel ini
secara jelas menunjukkan seluruh kemungkinan hubungan logis antardata input.
2) Mampu
menangani lebih banyak alternatif.
b. Kelemahan
Tabel Keputusan
1)
Tidak menggambarkan urutan pembuatan
keputusan.
2)
Tidak merefleksikan urutan kegiatan dalam
sebuah program.
4.
Bagan
Manajemen Proyek
Penilaian terhadap keberhasilan
proyek penyusunan sistem informasi didasarkan pada apakah proyek tersebut
diterapkan tepat waktu dan sesuai dengan anggaran atau tidak. Alat manajemen
proyek yang membantu dalam penyelesaian proyek adalah gantt chart dan diagram
jaringan.
D. PETUNJUK MENGGAMBARKAN DIAGRAM ALIR
Bagan alir
(flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam program
atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan terutama untuk alat
bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. Pada waktu akan menggambar suatu bagan
alir, analis sistem atau pemrogam dapat mengikuti pedoman-pedoman sebagai
berikut ini.
1.Bagan alir
sebaiknya digambar dari atas ke bawah dan mulai dari bagian kiri dari suatu
halaman.
2.Kegiatan
di dalam bagan alir harus ditunjukkan dengan jelas.
3.Harus
ditunjukkan dari mana kegiatan akan dimulai dan dimana akan berakhirnya.
4.Masing-masing
kegiatan di dalam bagan alir sebaiknya digunakan suatu kata yang mewakili suatu
pekerjaan, misalnya: -"Persiapkan" dokumen “Hitung" gaji
5.Masing-masing
kegiatan di dalam bagan alir harus didalam urutan yang semestinya.
6.Kegiatan
yang terpotong dan akan disambung di tempat lain harus ditunjukkan dengan jelas
menggunakan simbol penghubung.
7.Gunakanlah
simbol-simbol bagan alir yang standar.
Ada lima
macam bagan alir yang akan dibahas di makalah ini, yaitu sebagai berikut ini.
1.Bagan alir
sistem (systems flowchart).
2.Bagan alir
dokumen (document flowchart).
3.Bagan alir
skematik (schematic flowchart).
4.Bagan alir program (program flowchart).
1. Systems Flowchart
Bagan alir sistem (systems flowchart)
merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem.
Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam
sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem. Bagan alir
sistem digambar dengan menggunakan simbol-simbol yang tampak sebagai berikut
ini.
Simbol
|
Nama
|
Fungsi
|
Proses /
Langkah
|
Menyatakan
kegiatan yang akan ditampilkan dalam diagram alir.
|
|
Titik
Keputusan
|
Proses /
Langkah dimana perlu adanya keputusan atau adanya kondisi tertentu. Di titik
ini selalu ada dua keluaran untuk melanjutkan aliran kondisi yang berbeda.
|
|
Masukan /
Keluaran Data
|
Digunakan
untuk mewakili data masuk, atau data keluar.
|
|
Terminasi
|
Menunjukkan
awal atau akhir sebuah proses.
|
|
Garis alir
|
Menunjukkan
arah aliran proses atau algoritma.
|
|
Kontrol /
Inspeksi
|
Menunjukkan
proses / langkah dimana ada inspeksi atau pengontrolan.
|
2.Document Flowchart
Bagan alir dokumen (document flowchart)
atau disebut juga bagan alir formulir (form flowchart) atau paperwork flowchart
merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya.Bagan
alir dokumen ini menggunakan simbol-simbol yang sama dengan yang digunakan di
dalam bagan alir sistem.
3.
Schematic Flowchart
Bagan alir skematik (schematic
flowchart) merupakan bagan alir yang mirip dengan bagan alir sistem, yaitu
untuk menggambarkan prosedur di dalam sistem. Perbedaannya adalah, bagan alir
skematik selain menggunakan simbol-simbol bagan alir sistem, juga menggunakan
gambar-gambar komputer dan peralatan lainnya yang digunakan. Maksud penggunaan
gambar-gambar ini adalah untuk memudahkan komunikasi kepada orang yang kurang
paham dengan simbol-simbol bagan alir. Penggunaan gambar-gambar ini memudahkan
untuk dipahami, tetapi sulit dan lama menggambarnya.
4. Program Flowchart
Bagan alir
program (program flowchart) merupakan bagan yang menjelaskan secara rinci
langkah-langkah dari proses program. Bagan alir program dibuat dari derivikasi
bagan alir sistem. Bagan alir program dibuat dengan menggunakan simbol-simbol.
Bagan alir program dapat terdiri dari dua macam, yaitu bagan alir logika
program (program logic flowchart) dan bagan alir program komputer terinci
(detailed computer program flowchart). Bagan alir logika program digunakan
untuk menggambarkan tiap-tiap langkah di dalam program komputer secara logika.
Bagan alit- logika program ini dipersiapkan oleh analis sistem. Berikut contoh
bagan alir program
5. Pocess Flowchart
Bagan alir proses (process flowchart)merupakan bagan
alir yang banyak digunakan di teknik industri. Bagan alir ini juga berguna bagi
analis sistem untuk menggambarkan proses dalam suatu prosedur. Bagan alir
proses mcnggunakan lima buah simbol tersendiri.
Bagan alir proses selain dapat menunjukkan kegiatan dan simpanan yang
digunakan dalam suatu prosedur, dapat juga menunjukkan jarak kegiatan yang satu
dengan yang lainnya serta waktu yang diperlukan oleh suatu kegiatan. Berikut
contoh bagan alir proses.
BAB III
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Teknik
sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan
mendokumentasikan sistem dan sub-sub sistem yang berkaitan. Teknik sistem
penting bagi auditor intern dan ektern dan juga para personel sistem dalam
pengembangan sistem informasi. Teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang
melakukan pembuatan sistem, baik secara intern bagi perusahaannya maupun secara
ektern sebagai seorang konsultan. Teknik-teknik sistem adalah alat-alat yang digunakan dalam menganalisis,
merancang & mendokumentasikan sistem dan hubungan antara subsistem yamg
berkaitan. Ada beberapa alasan mengapa sistem perlu didokumentasikan yaitu.
1.Untuk
merancang atau membuat sebuah sistem. Dokumentasi sistem berguna sebagai media
diskusi dan komunikasi antar perancang, analis, maupun programer.
2. Selain
itu, dokumentasi juga berguna untuk mengevaluasi kelemahan dan keunggulan
sebuah sistem maupun pengendalian dalam sebuah sistem.
3.
Dokumentasi sistem juga berguna bagi mereka ynng sedang mempelajari prosedur
dalam sebuah perusahaan. Dokumentasi sistem dapat menjadi media pelatihan
karyawan baru.
Dokumentasi merupakan narasi, bagan
alir, diagram dan penjelasan tertulis lainnya yang menjelaskan tentang cara
kerja sebuah sistem.Tingkatan atau derajat pemahaman dokumentasi, meliputi
mampu memahami, mengevaluasi, dan menyiapkan/membuat
Bagan alir (flowchart) adalah
bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur
sistem secara logika. Bagan alir digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi
dan untuk dokumentasi. Pada waktu akan menggambar suatu bagan alir, analis
sistem atau pemrogam dapat mengikuti pedoman-pedoman sebagai berikut ini.
B. SARAN
Semoga isi
dalam makalah ini bisa memberikan kita pemahaman tentang cara mendokumentasika
sebuah sistem dan berguna nantinya ketika kita ingin membuat atau merencanakan
sebuah sistem.
DAFTAR
PUSTAKA
